Chef des services population Pôle : Administration Générale

INTITULÉ DU POSTE 
Chef des services population de la Commune d'Elne: Accueil du public, état-civil/cimetières, Vaguemestres, Régie cantine et élections.

SITUATION DU POSTE
Mairie

HORAIRES DE TRAVAIL
35 heures

FINALITÉ DU POSTE
Sous la responsabilité du Directeur Général des Services et du Chef du Pôle Administration Générale, coordonne et contrôle les services placés sous sa responsabilité en vue de leur fonctionnement optimum

GRADE/QUALIFICATION DU POSTE
Adjoint Administratif principal de 1ère classe ou Rédacteur
 

MISSIONS OU FONCTIONS PRINCIPALES DU POSTE

• Gestion journalière du personnel des services en responsabilité: répartir et planifier les activités en fonction des échéances, gérer les absences tout en assurant la continuité du service public (maladie, congés, récupérations ou autres) etc…
• Elaboration et suivi des plannings des agents.
• Entretiens d'évaluation annuels et suivi de la formation des agents.
• Officier d'état civil délégué: s'assure de la bonne tenue des registres d'état-civil, des tables décennales, du respect de la législation funéraire et du règlement des cimetières.
• Habilitation funéraire (En fonction des nécessités, accueil des familles en deuil et gestion des dossiers complexes).
• Gestion des élections: Tenue des listes électorales, suivi Inscriptions/radiations listes électorales; organisation des Commissions  administratives de révisions des listes, organisation et participation aux scrutins et suivi des refontes.
• Organisation du recensement ponctuel de la population (fait en 2024).
• Relations avec les différents services de la Commune.
• Contrôle des commandes et du stock des fournitures administratives.
• Contrôle et évaluation.
• Réception, traitement et diffusion d'informations.
• Elaboration de documents de synthèse.
• Gestion des licences de débits de boissons.
• Gestion administrative des affaires agricoles (calamités et changements de nature de culture)
• Gestion du courrier ponctuellement (en cas d’absence de la préposée).
• Suivi de l’activité des services à travers la réalisation de tableaux de bord.
• Supplée le chef de pôle sur ses absences (et vice-versa)

CONTEXTE D’EXERCICE DU POSTE

• Force de proposition et de conseil sur l'organisation des services auprès de l'équipe municipale, du Directeur Général des services, et du Chef  du Pôle Administration Générale. 
• Autonomie dans le remplacement des agents absents ponctuellement  et dans l'organisation du travail quotidien,
• Création et suivi des plannings,
• Travail en relation avec les différents élus en fonction de leurs délégations
• Gestion du personnel en étroite relation avec la Directrice des Ressources Humaines.
• Organisation des élections et du recensement ponctuel de la population.

• Connaissance confirmée de l'environnement des collectivités territoriales,
• Connaissances en droit public, droit funéraire, en droit civil et en droit électoral.
• Connaissances charte du personnel de la Commune.
• Règlementations basiques liées aux activités scolaires (gérées par Chef de Pôle),

• Interface avec les administrés,
• Accueil de publics variés et gestion des conflits entre les agents d’accueil et les usagers,
• Relations avec les services de la Commune et les administrations extérieures,
• Horaires pouvant parfois varier en fonction des obligations du service public.
• Travailler dans l'urgence (remplacements d'agents ou imprévus etc…).
• Savoir communiquer avec les différentes équipes .
• Capacité d’organisation, d’anticipation et d’adaptation.
• Connaissance parfaite de l’organigramme de la Mairie.
• Polyvalence, adaptabilité et disponibilité.

LES EXIGENCES DU POSTE

• Connaitre les procédures administratives et le fonctionnement des administrations, les techniques et outils de gestion et d'organisation.
• Règlementations droit public/civil, funéraire, droit électoral
• Technique de résolution des conflits et de médiation,
• Techniques de communication,
• Techniques contractuelles/commande publique,
•  Logiciel Word, Excel et logiciels métier

• Veiller à la réactivité, à la qualité et à la continuité des services,
• Piloter, suivre et contrôler l'activité des agents. Impulser une dynamique.
• Aisance relationnelle et rédactionnelle.
• Restituer l'information et rendre compte à la hiérarchie.
• Organiser la diffusion de l'information et la veille juridique.
• Gestion des ressources humaines et évaluation annuelle des agents.
• Concevoir et suivi de plannings.
• Etre force de proposition

• Disponibilité, capacité d'écoute, patience et diplomatie.
• Savoir anticiper et gérer les conflits.
• Sens du travail en équipe, rigueur et sens de l'organisation.
• Sens aigu du service public.
• Respect du secret professionnel et de la hiérarchie.