66200 Elne
Assistant(e) au secrétariat au sein de la Direction des Services Techniques et Améngement ACTIVITÉS
Cité Administrative
CDD 35h hebdomadaires
FINALITÉ DU POSTE
Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administatif de la direction des services techniques et aménagement. Suit les dossiers selon l'organisation
Catégorie C
Filière administrative ou technique
MISSIONS ou FONCTIONS PRINCIPALES DU POSTE
Recueille les demandes des administrations, bureaux d'études partenaires et autres professionnels via la boite mail «dst@ville-elne.com ». Gère les appels téléphoniques depuis l'extérieur. Traite tout type de courrier simple de réponse ou courrier de procédure à la demande de la DST.
Exécute des actes administratifs courants
Prépare des arrêtés et certificats simples (arrêtés d'alignement, de terrasses, certificats adressages ... ). Assure le suivi des conventions diverses (AOT ENEDIS, Délégation de Maîtrise d'Ouvrage, conventions avec le Département ... ) gérée par la DST.
De manière générale : suivi, affichage, transmission, tenue des registres des arrêtés et tableaux de bords divers.
Exécute des tâches de gestion courantes
Aide la DST dans la préparation des dossiers liés aux délibérations à prendre pour les Conseils Municipaux (mise ne forme de dossiers, suivi des délibérations en amont et après le CM avec le secrétariat général) Aide la DST dans la préparation et le suivi des différents marchés d'études ou de travaux traités par le pôle, dans la partie administrative simple (courriers, élaboration d'OS, notification ... ) en relation avec le service des marchés publics. Gestion des réunions de la DST (prise de RDV dans l'agenda, réservation de salles, fiches de présence ... )
Assure la saisie de différentes demandes via-·)es logiciels simples (mes adresses ... ) et apporte son aide occasionnelle sur la saisie technique (ATAL, éclairage public ... ).
Apporte une aide occasionnelle à la dactylographie de comptes rendus, rapports et pièces administratives et techniques diverses suivants les directives données par la DST.
Gère le classement et l'archivage des dossiers de la direction des services techniques et ponctuellement, du service urbanisme (numérique et papier).
En cas d'absence de la secrétaire des services techniques apporte une aide dans les tâches indispensables à la continuité du service (arrêtés de circulation et stationnement, suivi du logiciel ATAL, éclairage public, suivi des heures supplémentaires ... ) en relation avec la DTO.
Les activités ci-dessus ne sont pas restrictives et peuvent évoluer dans le temps en fonction de l'organisation du service et des changements qui y sont liés.
AUTONOMIE ET RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES
CONTEXTE D'EXERCICE DU POSTE
Autonomie relative dans l'organisation du travail Relais d'information avec la supérieure hiérarchique (DST).
En cas d'absence de la DST ou pour toute demande exrpesse de cette dernière, se place sous la responsabilité de la DTO.
TECHNICITÉ REQUISE
Qualité rédactionnelle
Maîtrise des différents logiciels (traitement de textes, excel)
Profil secrétariat administratif dans le secteur technique
DIFFICULTÉS ET CONTRAINTES DU POSTE
Relations avec la hiérarchie, les élus
Relations internes à la collectivité : tous les services Relations externes à la collectivité : les organisations publiques et les bureaux d'études partenaires.
Mobilisation spontanée en situation de crise.
LES EXIGENCES DU POSTE
COMPÉTENCES NÉCESSAIRES
Les savoirs
Connaissance du statut de la fonction publique territoriale Connaissance de l'organisation de la collectivité
Notions réglementaires en matière d'autorisation diverses et Code concernés (CGCT, CPPP, Urbanisme) Environnement Juridique des Collectivités Territoriales
Les « savoirs faire »
savoir rédiger un courrier ou un rapport
savoir utiliser l'outil informatique (word, excel)
savoir utiliser les logiciels professionnels de gestion
réactivité face à l'urgence
hiérarchiser l'importance des demandes d:intervention et alerter son supérieur hiérarchique en cas d'urgence
gérer un système de classement
Les comportements professionnels
Obligation de réserve
Aptitude à travailler en équipe
Savoir rendre compte
Qualité et rapidité d'intervention
Dynamisme, sens du service public
Sens de l'accueil de l'écoute et de la communication
Réservé et respectueux de l'éthique du service public rendu aux administrés,
Neutre équitable et discret
Conditions d’embauche : CDD ou statut de fonctionnaire pouvant être envisagé. Poste à pouvoir le plus tôt possible
Salaire : selon grilles statuaires de la Fonction Publique Territoriale
Temps de travail : 35 heures hebdomadaires
Merci d’adresser vos candidatures (lettre de motivation + curriculum vitae + copie des diplômes) par mail à : ludivinejampy@ville-elne.com ou par courrier à :
Monsieur le Maire de la Ville d’ELNE
14 Boulevard Voltaire
66200 ELNE
Coordonnées du professionnel
Annonceur
Mairie d'Elne
M. le Maire, Nicolas GARCIA
Adresse
Mairie d'Elne, 14 boulevard Voltaire
66200 Elne
Téléphone
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