Assistant (e) du Directeur Général des Services

2/ MISSIONS OU FONCTIONS PRINCIPALES DU POSTE

• Participer, préparer et assurer le suivi du Conseil Municipal et des assemblées d’élus ;
• Assurer le secrétariat de l’assemblée : collecter les projets auprès des services, réécriture et mise en forme des délibérations, rédiger la note de synthèse, convoquer les conseillers, transmettre en préfecture, rendre les délibérations exécutoires et rédiger le procès-verbal.

• Proposer et/ou collecter les projets d’actes auprès des services (arrêtés, décisions, conventions…), réécriture et mise en forme, transmettre au contrôle de légalité et les rendre exécutoires.

• Traiter les courriers (postaux et électroniques)
• Monter les dossiers (recherches techniques et juridiques) ;
• Traiter et diffuser les informations internes et externes ;
• Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions ;
• Participer à l’organisation d’évènements internes.  

• Management l’équipe ;
• Participer à l’organisation matérielle des élections et du recensement périodique de la population ;
• Entretiens d’évaluation annuels et suivi de la formation des agents ;
• Participer au recensement ponctuel de la population ;
• Relations avec les différents services de la Commune ;
• Traiter les démarches administratives (légalisation de signature, rapprochement familial, licence de débit de boissons …)

• Gestion administrative des régies de recettes.

3/ CONTEXTE D’EXERCICE DU POSTE

• Autonomie dans le poste
• Gestion du stress
• Prioriser les urgences

• Connaître les principes de fonctionnement des administrations, les établissements publics et les assemblées délibérantes

• Horaires irréguliers avec amplitude variable en fonction des obligations liées à la fonction, des pics d’activités. Disponibilité.
• Devoir de réserve et discrétion.
• Missions transverses.

4/ LES EXIGENCES DU POSTE